연말정산 방식이 바뀌었다…국세청 ‘간소화 자료 일괄 제공’이 만든 변화

[CBC뉴스]연말정산은 매년 반복되지만, 방식은 조용히 바뀌고 있다. 국세청이 운영하는 ‘연말정산 간소화 자료 일괄 제공 서비스’는 근로자와 기업의 역할 구조를 근본적으로 재편한 제도다. 근로자가 동의하면 국세청이 연말정산 간소화 자료를 회사에 직접 제공해, 개인 제출 중심이던 관행을 기관 간 자동 연계 방식으로 전환했다.

이 서비스의 핵심은 ‘동의 기반 자동 제공’이다. 근로자가 홈택스에서 자료 제공에 동의하면, 국세청은 해당 근로자의 간소화 자료를 회사에 일괄 전달한다. 회사는 별도의 자료 수집 과정 없이 국세청이 제공한 자료로 연말정산을 진행할 수 있다. 근로자는 홈택스 접속이나 세무서 방문 없이 회사 시스템에서 정산을 마칠 수 있다.

정책적으로 의미가 큰 이유는 행정 부담의 이동이다. 이전에는 근로자가 자료를 내려받아 회사에 제출하는 구조였다. 이제는 국세청이 중간 허브가 되어 자료 제공을 담당한다. 기업의 자료 수집 부담과 근로자의 반복 제출 부담을 동시에 줄이는 방향으로 제도가 설계됐다.

이 서비스를 이용하기 위한 절차는 회사와 근로자 모두에게 명확한 기한이 있다. 연말정산 대상이 아닌 일용근로자나 중도 퇴사자가 포함되지 않도록 관리가 필요하다. 다만 입·퇴사 등 변동이 있는 경우에는 1월 10일까지 추가 등록이나 제외가 가능하다.

근로자의 역할도 중요하다. 회사가 명단 등록을 마치면, 근로자는 다음 해 1월 15일까지 홈택스에서 자료 제공에 대한 동의 여부와 제공 범위를 확인해야 한다. 이 기한 내에 동의하지 않으면 해당 근로자의 간소화 자료는 회사에 제공되지 않는다. 다만 전년도에 동일 회사에서 이미 동의 절차를 마쳤고 근무가 계속되는 경우에는 별도의 재동의 없이 자동 제공되는 특례가 적용된다.

국세청의 자료 제공은 일정에 따라 이뤄진다. 동의가 완료된 근로자의 간소화 자료는 압축 파일 형태로 제공되며, 회사는 이를 내려받아 내부 시스템에 업로드해 연말정산을 진행한다. 기부금 영수증처럼 간소화 서비스에 포함되지 않는 자료가 있는 경우에는 근로자가 별도로 회사에 제출해야 한다.

부양가족 자료 제공도 자동화됐다. 근로자가 자료 제공에 동의하면, 공제 요건을 충족하는 부양가족의 간소화 자료 역시 별도 절차 없이 함께 제공된다. 다만 소득 요건을 충족하지 못하는 부양가족, 이미 사망한 가족 등 공제 대상이 아닌 경우의 자료는 제공되지 않는다. 소득 판단 시 근로소득은 상반기 기준, 사업·기타·퇴직·양도소득은 신고 자료 기준으로 반영된다.

2026년부터 처음 제공되는 일부 자료에는 예외가 있다. 발달 서비스 이용서, 장애인 활동 지원 급여 자료 등은 최초 제공 항목으로 분류돼 일괄 제공 대상에서 제외된다. 해당 자료는 근로자가 간소화 서비스에서 직접 내려받아 제출해야 한다.

제도 개선도 눈에 띈다. 국세청은 인증 방식을 확대해 휴대전화 문자 인증을 추가했다. 기존의 공동·금융 인증이나 간편 인증이 어려웠던 고령자 등 IT 취약 계층의 접근성을 높이기 위한 조치다. 이는 단순 편의성 개선을 넘어, 제도 이용률 자체를 끌어올리는 효과를 노린 변화로 해석된다.

현장에서의 체감도는 다르다. 한 중소기업 인사 담당자는 국세청 자료를 한 번에 내려받아 처리하면서 자료 누락과 반복 문의가 크게 줄었다고 전했다. 또 다른 근로자는 회사 시스템에서 자동 반영된 자료를 확인하는 방식이 오히려 더 책임감을 느끼게 했다고 말했다. 다만 이러한 경험은 개인 사례로, 모든 기업과 근로자에게 동일하게 적용된다고 일반화할 수는 없다.

중요한 점은 책임의 귀속이다. 간소화 자료가 자동 제공되더라도 공제 요건을 최종적으로 확인할 책임은 근로자에게 있다. 국세청과 회사가 자료를 제공하더라도, 실제 공제 가능 여부까지 판단해 주는 것은 아니다. 성실 신고 원칙은 그대로 유지된다.

연말정산 간소화 자료 일괄 제공 서비스는 ‘편해졌다’는 평가만으로 설명하기 어렵다. 행정 구조가 바뀌었고, 기업과 근로자의 역할 분담이 재정의됐다. 제도를 이해하지 못하면 오히려 누락이나 불이익이 발생할 수 있다는 점에서, 사전에 절차와 기한을 숙지하는 것이 중요해졌다.

[※ 본 기사에서 제공하는 정보는 일반적인 정책 이해를 돕기 위한 것이며, 실제 정책 적용 여부나 개인의 상황에 따라 결과가 달라질 수 있습니다. 정부 방침은 수시로 변경될 수 있으므로, 반드시 관련 부처의 공식 자료를 확인하시기 바랍니다. 본지는 해당 정보에 대한 법적·재정적 책임을 지지 않습니다.]

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▮ CBC뉴스ㅣCBCNEWS 김현진 기자